De webshopmodule en de AVG

De webshop module slaat persoonlijke gegevens op. Dit is noodzakelijk om uw diensten aan de klant te kunnen verrichten.

De volgende persoonlijke gegevens worden opgeslagen:
 
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Postcode
  • Plaats
  • Land
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Factuur Voornaam
  • Factuur Achternaam
  • Factuur Adres
  • Factuur Postcode
  • Factuur Plaats
  • Factuur Land
  • Opmerkingen
  • Gekochte producten
 
Uitgangspunt van de nieuwe wetgeving is dat alleen de persoonsgegevens gevraagd mogen worden die noodzakelijk zijn voor het verlenen van uw diensten.

Man of vrouw

Strikt genomen is het geslacht van de besteller niet noodzakelijk voor het afhandelen van de bestelling. Maar omdat het vaak toch wel makkelijker praat met uw klant zullen we het aanhef-veld handhaven, maar niet langer verplicht maken. Er komt een optie ‘n.v.t.’ of ‘geen’ bij. Uw klant kan dan zelf kiezen of hij deze informatie prijs wil geven aan u.

Akkoord met privacy verklaring

Zoals u eerder heeft kunnen lezen moet u een privacy verklaring opstellen. Voordat u de persoonsgegevens van uw klanten opneemt in uw klantenbestand moet de klant actief akkoord gaan met het feit dat u deze gegevens opslaat. Standaard gaan de klanten al akkoord met uw Algemene voorwaarden doormiddel van een regel als: “Ik plaats een bestelling met betaalverplichting en ga akkoord met de algemene voorwaarden”. Deze zin kan eenvoudig uitgebreid worden met de privacy verklaring. Hiermee voldoet u aan de eisen van de AVG.

Laat het ons weten als u uw privacy verklaring aangemaakt heeft, dan zorgen wij dat hij op de juiste manier gelinkt wordt.

Klik hier om een privacy verklaring te maken.

Anonimiseren van data

Vanuit de belastingwetgeving dient u gegevens van uw facturen 7 jaar te bewaren. Daarna hoeft dat niet meer. Wij zullen een functie maken om bestellingen die ouder zijn dan 7 jaar te anonimiseren. Deze functie werkt alleen voor bestellingen die niet gekoppeld zijn aan een account. Immers uw accounthouders zullen hun oudere bestellingen wel terug willen zien. Door de bestellingen alleen te anonimiseren houden we uw statistieken wel intact. Gegevens die gewijzigd worden zijn:
 
  • Aanhef / geslacht
  • Naam
  • Straat + huisnummer
  • E-mail adres
  • Telefoonnummer

Deze functionaliteit wordt beschikbaar gemaakt in het onderdeel configuratie. Op de startpagina van de webshop module komt een melding wanneer de database bestellingen bevat die ouder zijn dan 7 jaar.

Uw pakbon als datalek

Vanuit de webshop worden pakbonnen geprint. Aangezien volgens de nieuwe richtlijn een zoekgeraakt pakket ook een mogelijk datalek is wat gemeld zou moeten worden, zullen we, in overleg met u, op uw pakbon alleen nog de NAW gegevens van het bezorgadres tonen. Alle overige persoonsgegevens worden weggelaten.

Downloaden bestellingen

Het is mogelijk om een deel of alle bestellingen die in de webshop staan te downloaden in CSV / Excel formaat. Houdt u er rekening mee dat deze downloads ook onder privacy gevoelige informatie vallen. Wilt u ze voor langere tijd bewaren, zorg dan dat u de informatie anonimiseert!

Gaat u op basis van deze informatie over op het profileren van uw klanten, dan moet dit apart gemeld worden in uw Privacy statement. Zorg er te allen tijde voor dat er géén downloads ergens blijven slingeren! Memory sticks, oude harde schijven en gehackte dropboxen zijn van oudsher de belangrijkste informatiebronnen voor mensen die kwaad willen.

Het account

In de nieuwste versie van de webshop kunnen bezoekers een account aanmaken. Hiervoor geldt dat men het account ook weer eenvoudig op kan heffen, waarna ook alle gegevens in dat account verwijderd worden. Eventuele bestellingen worden uiteraard wel bewaard tot minimaal 7 jaar na de bestelling.

Disclaimer

Let op! De bovenstaande tekst is gebaseerd op onze interpretatie van de nieuwe privacywetgeving. Wij zijn echter geen juristen. In de komende periode kunnen wij de tekst op basis van nieuwe inzichten aanpassen. Hou deze pagina dus zeker in de gaten. Wilt u zeker zijn van een waterdichte uitvoering van de AVG, dan adviseren wij u een gespecialiseerde jurist in de arm te nemen.

Heeft u suggesties voor verbetering, stuur ze dan s.v.p. naar alex@dreamit.nl