De Subscribe module en de AVG

Voor veel van de data die in de subscribe module wordt opgeslagen geldt dat u die nodig heeft om te voldoen aan uw wettelijke verplichting voor het vastleggen van uw factuurgeschiedenis. Via de subscribe module kunt u echter naar veel meer informatie vragen dan strikt genomen noodzakelijk is voor een deelname aan een evenement.
 

Nieuwe evenementen

Bij het aanmaken van een nieuw evenement moet u zich dus voortaan bij alle gevraagde informatie afvragen of u die nodig heeft voor het op een goede manier verlenen van uw diensten. Het geslacht van de deelnemer is een twijfelgeval. U zult deze informatie doorgaans niet nodig hebben, maar vaak is het wel handig dit te weten. Wij zullen er daarom voor zorgen dat het veld aanhef een extra optie “n.v.t.” heeft, zodat het invullen ervan niet langer verplicht is.

Verder moet de inschrijver van een evenement er expliciet mee akkoord gaan dat u zijn of haar gegevens opneemt in uw administratie. Dit kunt u realiseren door boven de knop “inschrijven” een mededeling te plaatsten zoals:  “Bij het klikken op ‘bestelling afronden’ gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden en privacy & cookieverklaring.” Hierbij zijn de voorwaarden en de verklaring een link naar de betreffende documenten.
 

Verlopen evenementen

Vanuit de belastingwetgeving dient u gegevens van uw facturen 7 jaar te bewaren. Daarna hoeft dat niet meer. Het kan echter zijn dat het belangrijk is dat het inzichtelijk blijft voor u of voor de deelnemers aan het evenement dat ze daadwerkelijk ingeschreven stonden voor het evenement. Zo niet, dan moet u de gegevens van het evenement verwijderen. U kunt dit eenvoudig doen door in het Archiefoverzicht met evenementen op het verwijderknopje (het rode kruisje) te klikken.

Facturen die ouder zijn dan 7 jaar zullen we niet direct verwijderen, wij zullen een functie maken om die facturen te anonimiseren. Hierdoor houden we uw statistieken wel intact. Gegevens die gewijzigd worden zijn:
  • Aanhef / geslacht
  • Voorletters
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Straat + huisnummer
  • E-mail adres
  • Telefoonnummer

Deze functionaliteit wordt beschikbaar gemaakt in het onderdeel configuratie. Op de startpagina van de subscribe module komt een melding wanneer de database facturen bevat die ouder zijn dan 7 jaar.

Bij een inschrijving voor een evenement wordt op dit moment het IP adres van de inschrijver vastgelegd. U heeft hier geen inzage in. Deze informatie kan handig zijn wanneer er sprake is van misbruik van het inschrijvingenscherm. Wij zullen de opgeslagen IP adressen vasthouden tot 3 weken na het verlopen van het evenement. Daarna wordt het IP adres automatisch verwijderd uit de database.

Tenslotte, het is mogelijk om een deel of alle inschrijvingen die in de subscribe module staan te downloaden in CSV / Excel formaat. Houdt u er rekening mee dat deze downloads ook onder privacy gevoelige informatie kunnen vallen! Wilt u ze voor langere tijd bewaren, zorg dan dat u de informatie anonimiseert! Gaat u op basis van deze informatie over op het profileren van uw klanten, dan moet dit apart gemeld worden in uw Privacy statement. Zorg er ten alle tijden voor dat er géén downloads ergens blijven slingeren! Memory stickjes, oude harde schijven en gehackte dropboxen zijn de grootste bron van informatie voor mensen die kwaad willen.

Disclaimer

Let op! De bovenstaande tekst is gebaseerd op onze interpretatie van de nieuwe privacywetgeving. Wij zijn echter geen juristen. In de komende periode kunnen wij de tekst op basis van nieuwe inzichten aanpassen. Hou deze pagina dus zeker in de gaten. Wilt u zeker zijn van een waterdichte uitvoering van de AVG, dan adviseren wij u een gespecialiseerde jurist in de arm te nemen.

Heeft u suggesties voor verbetering, stuur ze dan s.v.p. naar alex@dreamit.nl